Okrem trvalej elektronickej archivácie dokumentov systém umožní samozrejme aj úschovu pôvodne neelektronických archívnych dokumentov v ich zdigitalizovanej podobe.
Základom pre používanie e-archívu je bezplatné vytvorenie osobného prostredia, žiadosť o vytvorenie ktorého si v súčasnosti môže podať každý držiteľ aktivovaného elektronického občianskeho preukazu s čipom. O vytvorenie osobného prostredia právnickej osoby môže požiadať štatutárny zástupca alebo fyzická osoba, ktorá je oprávnená konať za právnickú osobu, a to prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy.
Osobné prostredie umožní každému plnohodnotne používať elektronické služby archívu; používateľ získa prístup k rozšírenému vyhľadávaniu v archívnych dokumentoch, môže si ukladať parametre a výsledky vyhľadávania, komentovať dokumenty, dohodnúť si termín osobnej návštevy. Takisto bude môcť požiadať, aby mu archív predložil dokumenty na štúdium osobne v archíve či vyhotovil ich kópie. Všetky tieto služby,podmienkou používania ktorých je vytvorenie osobného prostredia v archíve, MV SR sprístupní v blízkej dobe. V súčasnosti sú okrem služby na vytvorenie osobného prostredia k dispozícii služby týkajúce sa podávania návrhov na vyraďovanie registratúrnych záznamov a mimo vyraďovacích konaní tak, ako ich upravuje zákon č. 365/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Služby sú k dispozícii na portáli Elektronické služby MV SR https://portal.minv.sk a tiež na Ústrednom portáli verejnej správy www.slovensko.sk
Elektronický archív MV SR bol jedným z projektov ministerstva vnútra v rámci Operačného programu informatizácia spoločnosti spolufinancovaného z Európskeho fondu regionálneho rozvoja. Jednotlivé služby budujeme už v podmienkach Operačného programu Integrovaná infraštruktúra.
