Prvoradou podmienkou pre elektronické hlásenie ubytovaných cudzincov je registrácia ubytovateľa v agende hlásenia pobytu cudzincov. Už teraz môžu ubytovatelia podávať písomné žiadosti o registráciu, ktoré je treba poštou či osobne doručiť na riaditeľstvo hraničnej a cudzineckej polície podľa sídla ubytovateľa. Žiadosť musí obsahovať
názov a adresu sídla ubytovateľa,
meno, priezvisko a dátum narodenia osoby či osôb, ktoré ubytovateľ splnomocnil na vykonávanie elektronického hlásenia pobytu cudzincov, vrátane súhlasu pre cudzineckú políciu so spracúvaním ich osobných údajov,
podpísané poučenie splnomocnených osôb, v ktorom sa pri spracúvaní osobných údajov ubytovaných cudzincov zaväzujú dodržiavať predpisy o ochrane osobných údajov.
K žiadosti je potrebné pripojiť aj fotokópiu aktuálneho výpisu z obchodného či živnostenského registra, ktorým ubytovateľ preukáže odbornú spôsobilosť pre ubytovacie služby.
Polícia bude každého žiadateľa písomne informovať o vybavení žiadosti.
Ministerstvo vnútra čoskoro sprístupní dve elektronické služby: elektronický zápis do knihy ubytovaných a elektronický výmaz z knihy ubytovaných.
Nevyhnutnou podmienkou pre používanie elektronických služieb je občiansky preukaz s čipom a zaručeným elektronickým podpisom, ktorý musia mať všetky osoby ubytovateľom splnomocnené na elektronické hlásenie pobytu cudzincov.
Služby elektronického hlásenia by mali byť v priebehu januára 2016 k dispozícii na portáli Elektronické služby MV SR https://portal.minv.sk a tiež na Ústrednom portáli verejnej správy www.slovensko.sk.
